SLO | ENG

Kako učinkovito uvesti e-poslovanje

Glavne prednosti e-poslovanja so pohitritev in pocenitev postopkov ter zmanjšanje možnosti napak. Štiri podjetja smo zato povprašali, kako se lotiti uvedbe e-poslovanja. Gre za podjetja, ki  uspešno razvijajo, vzpostavljajo in ponujajo podjetjem  rešitve, s katerimi ta lahko lažje ter uspešnejše uvajajo e-poslovanje.
V Sloveniji zlasti MSP-ji zaostajajo pri uvajanju e-poslovanja. Velika podjetja so ga morala uvesti, saj razpolagajo z veliko dokumentacije, poleg tega pa poslujejo s tujimi podjetji, ki so zelo e-razvita. A tudi MSP-ji jim bodo morali slediti, če bodo hoteli ostati konkurenčni. V pomoč pri tem naj vam bodo naslednji nasveti.

A. Digitalizacija se začne pri vodstvu
Dr. Cvetka Tinauer, glavna izvršna direktorica podjetja EBA, Electronic Business Agency, d. o. o., iz Ljubljane.
»Digitalizacija je možna na več področjih: digitalni marketing, spletna prodaja, brezpapirno poslovanje, robotika, mobilnost in mnogih drugih, zato ni mogoče na splošno predlagati, kaj bi bilo za neko točno določeno podjetje najbolje oziroma potrebno storiti najprej. Pri uvajanju digitalizacije gre za projekt, ki presega zgolj stroko IT. Gre za prenovo poslovnih procesov, za katero potrebujemo nov način razmišljanja, novo filozofijo. Pri tem procesu morajo sodelovati vsi zaposleni. Uvajanje digitalizacije v zaprti in digitalizaciji nenaklonjeni organizacijski kulturi ni možno."

Predlogi:
1. Vzpostavite ustrezno organizacijsko kulturo, ki je odprta za spremembe. Nosilec kreiranja organizacijske kulture mora biti vodstvo, ki mora biti vzor vsem zaposlenim. Izjave predstavnikov vodstva, da so navezani na star način poslovanja ali na papirno poslovanje, so povsem neprimerne. Brez ustrezne organizacijske kulture uvajanje tako velike filozofske spremembe, kot je digitalizacija, sploh ni možno, saj so odpori preveliki.
2. Opravite temeljito analizo vseh procesov, ki jih je možno digitalizirati, in preverite, kako je s tem pri konkurenci. Konkurenti nas bodo v prihodnje prehitevali prav na področju, ki jih prinaša digitalizacija (hitrost, pocenitev).
3. Pripravite strategijo, v kateri natančno določite končni cilj digitalizacije, tako po obsegu digitalizacije kot po pričakovanih učinkih.
4. Določite prioritete, časovnico in potrebna vlaganja, pri čemer sodelujejo vsi nosilci poslovnih procesov. Zavedanje, da digitalizacija ni možna na zastareli opremi, je ključno.
5. Za vse to mora operativno poskrbeti nosilec digitalizacije, ki koordinira proces celovite digitalizacije, lahko je menedžer digitalizacije, lahko je član vodstva, ki pa mora biti kompetenten in pooblaščen za operativno izvedbo celotnega procesa digitalizacije.
Dodala bi točko 6: takoj pričeti z delom, sicer bo prepozno.

B. Uvedite enoten sistem elektronskega poslovanja
Natalija Šketa, projektni vodja v podjetju PIA informacijski sistemi in storitve, d. o. o., iz Velenja.
V podjetju PIA so med drugim najbolj ponosni na razvoj sistema ODOS, ki je, kot poudarjajo, eden redkih sistemov za upravljanje dokumentov in procesov na slovenskem trgu s tako široko paleto modulov in povezav z drugimi sistemi. S tem omogočajo, da imajo organizacije vse dokumente in informacije pregledno zbrane na enem mestu. 
„Priporočamo, da podjetje v procesu digitalne transformacije, za uspešnejše in učinkovitejše poslovanje, uvede enoten sistem elektronskega poslovanja, ki zagotavlja 5 ključnih zahtev."

1. Sistem mora biti certificiran s strani Arhiva RS, kar zagotavlja skladnost z ZVDAGA in ZEPEP ter ostalimi predpisi s področja elektronskega poslovanja in dolgoročne eHrambe. Kot tak zagotavlja sledljivost izvajanja operacij na dokumentih in postopkih ter verzioniranje dokumentov.
2. Sistem mora omogočati tudi elektronsko podpisovanje, hitro iskanje ter zajemanje in pošiljanje izhodnih in vhodnih dokumentov, tako v papirni kot v elektronski obliki, podprto s storitvami kurirskih služb (denimo Pošte Slovenije). Omogočati mora tudi generiranje poljubnih elektronskih obrazcev in urejanje dokumentov znotraj sistema oz. njihovo enostavno dodajanje s pomočjo 'Povleci in spusti' (Drag&Drop), 
3. Sistem ne sme vsiljevati načina dela, ampak se mora z enostavnim nastavljanjem delotokov in pravic prilagoditi procesom ter matriki odgovornosti v organizaciji. Zagotovljeno mora biti tudi vnašanje potrebnih pooblastil (delnih ali celotnih) z obvezno sledljivostjo izvedenih akcij.
4. Omogočati mora enostavno povezovanje z drugimi informacijskimi sistemi v organizaciji. S finančnimi aplikacijami ipd., podatki iz zunanjih sistemov (denimo podatki iz Petrol Magna kartic pri obračunu potnih stroškov) in zunanjimi bazami podatkov (npr. AJPES, CRP). Samo na tak način lahko na enem mestu zagotovi dostop do vseh potrebnih informacij za odločanje. 
5. Sistem naj nudi možnost digitalizacije vseh procesov v organizaciji (vhodna, izhodna in interna pošta, nabava, potni nalogi, odsotnosti in podobno) in naj z njihovim povezovanjem ter optimizacijo poenostavi delo zaposlenim. Ob tem naj s svojo modularno zasnovo zagotavlja možnost postopnega uvajanja digitalizacije, ki omogoča samostojno delo s posameznimi moduli oz. njihovo medsebojno povezovanje in s tem visoko stopnjo transparentnosti dela v podjetju. Zagotavlja naj tudi uvoz podatkov in dokumentov iz predhodnih dokumentnih sistemov in s tem omogoči, da podjetje ne bo izgubilo pomembnih predhodnih informacij.

C. Ne čakajte z uvedbo e-poslovanja
Podjetje Avtenta, napredne poslovne rešitve, d. o. o., iz Ljubljane. 
»Podjetja naj čim prej uvedejo poslovno-informacijski sistem, tako optimizirajo procese dela in prevzamejo nadzor nad lastnim poslovanjem. Vzporedno pa je potrebno zagotoviti elektronsko upravljanje vseh vrst informacij in uvesti dokumentni sistem, ki na enem mestu združuje elektronsko podprto delo z dokumenti, enostavno sodelovanje med zaposlenimi in hitro izvajanje poslovnih aktivnosti.«

Izpostavljajo zlasti pet ključnih korakov, ki jih vedno svetujejo na poti do uvedbe e-poslovanja:
1. Potrditev vodstva in pripravljenost za spremembo (določiti čas, denar, vire).
2. Identificirati manjši proces in ga elektronsko podpreti.
3. Identifikacija informacijskega sistema (ERP, DMS).
4. Proces izbire ponudnika.
5. Izbira ponudnika in izvedba projekta skladno s terminskim planom.

Č. Digitalizirajte tudi postopke
Jaka Žorž, Genis d. o. o., iz Kranja
„Uvedba e-poslovanja že dolgo ni več odvisna od ponudbe na tržišču. Zakonodajni okvir že od leta 2014 ni zaviralen, ampak je popolnoma odprt. Še več, računalništvo v oblaku e-poslovanje le še poenostavlja in ga dela še bolj dostopnega. Ovire lahko podjetje išče samo še pri sebi, v odporu do sprememb, ki ga čutijo zaposleni, ter v premajhnem poznavanju poslovnih koristi in strateške vrednosti e-poslovanja na strani vodstva," pravi Žorž. 

5 korakov:
1. Odločitev za e-poslovanje
Projekt mora pridobiti širši konsenz, pri čemer ga mora maksimalno podpreti najvišje vodstvo. Izkušnje so pokazale, da se projekti, ki so bili spodbujeni iz posameznega oddelka, na primer iz informatike, niso uspešno zaključili ali se niso niti začeli. Pomembno je, da pobuda pride s strani končnih uporabnikov.
2. Izbira ponudnika
Ključni uporabniki naj pred pripravo projekta raziščejo tržišče. Zavedati se je treba, da kakovostne informacijske rešitve za e-poslovanje niso niti poceni niti čarobna palčka, s katero se bodo odpravili vsi problemi in ki bodo zaposlenim odnesle vse naloge.
3. Procesna uvedba 
Pri e-poslovanju ne gre samo za zamenjavo papirnih dokumentov z elektronskimi, temveč tudi digitalizacijo delovnih postopkov.  Podjetje naj torej ne digitalizira obstoječih procesov oziroma postopkov (as is), če to ni res nujno potrebno, ampak jih najprej poskuša izboljšati organizacijsko, postopkovno in z zmožnostmi, ki jih nudijo sodobne tehnologije (to be). Nato naj skupaj z izbranim izvajalcem preveri, kako bo programska oprema v resnici podpirala te izboljšave.
4. Razširjanje uporabe 
Izbrana informacijska rešitev za e-poslovanje naj že v osnovi podpira čim več delovnih področij (nabava, prodaja, finance, organizacija, kadri, sredstva, storitve, vodenje …), pri čemer naj ima izbrani ponudnik ustrezne vsebinske kompetence in reference. 
5. Digitalno vodeno podjetje
Če podjetje izbere dobavitelja, ki je sposoben s svojimi rešitvami pokriti čim večji obseg poslovanja, pridobi vzvode tudi za digitalizacijo vodenja. To pomeni, da lahko aplikativno podpre sistem vodenja podjetja, v skladu z uveljavljenimi vodstvenimi pristopi (PDCA, six sigma …), pri čemer so digitalizirani tudi sami vodstveni koraki (priprava in načrtovanje, izvajanje, spremljanje in nadzor, ukrepanje …). Tako digitalizirano delo ponuja tudi informacije za 360-stopinjsko vodenje kadrov, pri čemer podaja transparenten vpogled v obremenjenost in produktivnost posameznika. 

Avtorica: Anja Zupanc

Članek je izšel v reviji Glas gospodarstva, november