SLO | ENG

Kako se lotiti interne digitalizacije

Interna digitalizacija tako podjetjem kot računovodskim servisom omogoča, da postopki potekajo hitreje, ceneje in da se izognejo napakam.
Čeprav je digitalizacija trend, ki se mu ne da izogniti, pa se v Sloveniji predvsem mala podjetja počasi digitalizirajo. Ena od oblik digitalizacije, ki ima zanje številne prednosti, je interna digitalizacija. Ta je še posebej priročna tam, kjer je zaposlenih malo ljudi in se nimajo časa ukvarjati s papirologijo.

Postopna ali takojšnja interna digitalizacija
Pri interni digitalizaciji lahko podjetnikom pomagajo računovodski servisi. „Podjetniki, ki želijo poslovati brezpapirno, naj pri svojih izvajalcih računovodskih storitev preverijo, ali jim to lahko zagotovijo, kako skrbijo za varnost poslovnih in osebnih podatkov in kako skrbijo za varstvo dokumentnega sistema," svetuje direktorica računovodske družbe Nucleus Plus, d. o. o., Ksenija Prosen.

Podjetnikom svetuje, da računovodskim servisom ne dajejo svojih kvalificiranih digitalnih potrdil (elektronskih podpisov). Računovodski servis naj le pooblastijo, da lahko za njih elektronsko oddaja napovedi, obračune, obrazce ipd. „V primeru prenehanja poslovanja z računovodskim servisom naj podjetniki poskrbijo, da vsa ta pooblastila prekličejo," opozarja Ksenija Prosen. 

Za uspešno in varno uvedbo interne digitalizacije svetuje še:
1. Pri uvedbi digitalizacije bodite pozorni na varnost podatkov; kje so ti podatki, kdo ima dostop do njih in kdo skrbi za njihovo hrambo.

2. V primeru, da se odločite za postopno uvajanje brezpapirnega poslovanja, je pomembno, da imate izdelan sistem, kdo prevzema račune, kje jih je potrebno prevzeti, kako jih dostaviti v računovodstvo itn. Predvsem je to pomembno takrat, ko del računov še vedno prejemate po pošti, del prejemate na različne e-naslove, del pa jih dobite v obliki e-računov v različne e-nabiralnike.

3. Če poslujete z javno upravo, morate imeti sistem, ki omogoča izdajo in pošiljanje e-računov. Če vam kupci plačujejo v gotovini, pa morate imeti sistem davčnega potrjevanja računov.

Glavne prednosti interne digitalizacije
Če upoštevate vse varnostne vidike, ima interna digitalizacija številne prednosti za podjetja:
1. Vsi dokumenti so elektronski, zato lahko do njih dostopate tudi izven pisarne.

2. Ažurnost informacij - v kolikor računovodski servis in podjetnik uporabljata isto aplikacijo, lahko računovodja tekoče obdeluje dokumente in ves čas nudi ažurne informacije.

3. Prihranek podjetnikovega časa - če podjetnik in računovodski servis uporabljata isto aplikacijo, ni potrebe po dvojnih evidencah. Evidence vodi računovodja, podjetnik pa ima vpogled vanje.

4. Podjetnik ne pošilja računovodskemu servisu dokumentov v fizični obliki; z vnosom in izdajo računa v aplikaciji so podatki takoj pri računovodji.

5. Možnost pošiljanja e-računov, ki so obvezni pri poslovanju z javnim sektorjem.

Prav pri slednjih računovodski servisi ugotavljajo, da podjetja ne   izkoriščajo v polni meri njihovega potenciala.

„Kljub temu, da poslovanje z e-računi prinese kar nekaj prednosti tako izdajatelju kot tudi prejemniku, se njegova uporaba v gospodarstvu ni prijela tako, kot bi si želeli. Eden od razlogov je verjetno v tem, da mali podjetniki ne vidijo prihrankov pri uvedbi e-računov. Vse prevečkrat podjetniki pozabijo na to, da jim uvedba brezpapirnega poslovanja prihrani predvsem čas – čas pa je denar. Drugi razlog pa se skriva v pregovoru –  navada je železna srajca. Podjetniki, ki prejemajo e-račune, te še vedno tiskajo in ročno vnašajo v evidence," pojasnjuje Ksenija Prosen. 

Avtorica: Polona Movrin
Članek je bil objavljen v reviji Glas gospodarstva, november